Fakturering – grunderna

Grunderna för fakturering baseras på en enda sak – lagar och regler. Hur en faktura ska se ut, vad en faktura ska innehålla – det är saker som det lagstiftats om. Just därför är det viktigt att man har koll i alla fall på de mest grundläggande regler för hur en faktura ska se ut – det gäller inte bara när man skickar fakturor, utan även när man tar emot fakturor. Det är du själv som är ansvarig för att din ekonomi är i ordning, att skylla på okunskap fungerar aldrig.

När ska man fakturera?

Grundregeln är att du ska fakturera vid all momsplikt försäljning inom Sverige, om denna försäljning görs till juridiska personer eller näringsidkare. Förenklat innebär detta alltså att det ska finnas en faktura för varje försäljning av en vara eller tjänst till andra företag, myndigheter och så vidare. Är köparen ett företag ska en faktura finnas – det är grundregeln som man bör hålla hårt på.

I vissa fall måste du även fakturera om kunden är en privatperson, detta gäller till exempel om du säljer nya bilar, motorcyklar, flygplan eller båtar som ska beskattas i ett annat EU-land, eller om du säljer bygg- och anläggningstjänster till privatpersoner.

Även om försäljningen är momsfri måste du i vissa fall fakturera. Det vanligaste exemplet är vid försäljning till en köpare som är momsregistrerad i ett annat EU-land. Du ska inte fakturera någon moms, men en faktura måste finnas. Vissa mer komplicerade undantag finns också, bland annat måste alltid fakturor finnas vid överlåtelse av en verksamhet (eller del av verksamhet), vid försäljning av investeringsguld och flygbränslen (flygbensin, flygfotogen), försäljning och framställning av organisationstidskrifter, medlemsblad och personaltidningar och om du tillhandahåller gravskötsel.

Men vad ska då fakturan innehålla?

En fakturas innehåll

Det finns en rad uppgifter som ska finnas med på en faktura för att den ska vara framtagen enligt Skatteverkets krav. Varje faktura måste ha ett unikt löpnummer (så kallat fakturanummer), fakturadatumet (datumet då fakturan utfärdades) måste också finnas med. Vidare ska säljarens och köparens namn och adress finnas med på fakturan. Köparens momsregistreringsnummer måste finnas med vid så kallad omvänd skattskyldighet eller vid försäljning till annat EU-land. Därtill måste en fakturaspecifikation finnas (d.v.s. vad som sålts och till vilket pris) liksom aktuell skattesats (momssats).

Vid försäljning utomlands som är momsfri behöver du också skriva dit en hänvisning till bestämmelsen i momsskattelagen, eller en annan hänvisning i stil med ”undantag för skatteplikt” eller liknande.

Kan man förenkla sin fakturering?

Låter detta komplicerat och svårt? Till en början är det säkert det. Men det positiva är att det numera finns en rad bra faktureringsprogram att tillgå, faktureringsprogram som kan hjälpa en att ställa ut fakturor och som ser till att all relevant information finns med på fakturorna från första början. Det blir inte bara enklare, utan du får även direkt tillgång till kundregister, artikelregister med mera. På så sätt kan du verkligen förenkla din fakturering. Undrar du mer över faktureringsprogram kan du läsa mer på denna sida: faktureringsprogram.

Är du osäker? Fråga någon som vet

Om du är osäker på något, fråga! Det bästa är väl egentligen att du ringer till Skatteverket, deras handläggare brukar vara snabba på att svara och hjälpsamma – och de reder gärna ut eventuella frågor och oklarheter som du kan tänkas ha. Om du har någon som hjälper dig med bokföringen så kan även den personen hjälpa till med tips och råd. Hur som helst så är det alltid bättre att fråga om du är osäker, det rör sig trots allt om pengar och om att ha ordning på sitt företags ekonomi.

Om det är något mer du undrar över eller om du har några frågor eller tips på vad mer vi bör skriva om på denna hemsida, lämna gärna en kommentar till detta inlägg!

10 jun 2014